Perquè compra IT?

En algunes empreses s’ha generalitzat la pràctica per la qual el departament de compres és el departament de IT. Tot i que la compartició de tasques entre diferents departaments és una pràctica habitual, sobretot en les empreses petites i mitjanes, cal veure quin és el motiu real que hi ha darrera de l’assignació de les compres al departament.

La funció de compres en empreses amb un volum gran, és suficientment complexa perquè existeixi un departament dedicat a aquesta gestió. Però en empreses amb volums més petits i que encara no veuen la gestió de compres com una necessitat estratègica acostumen a distribuir aquestes tasques entre els departaments existents.

En aquests escenaris, ens podem trobar diferents nivells d’implicació en les compres al departament d’IT que van des de la gestió total en les compres, incloent les que no estan directament lligades a IT, fins a la implicació en les decisions tècniques i de negoci on IT està implicada.

Com hem comentat més amunt, els motius pels quals IT realitza les compres de l’empresa poden ser molt diversos, però podem agrupar-se en 4 motius bàsics.

Es important identificar els motius que hi ha en la implicació d’IT en el procés de compra, doncs això donarà moltes pistes de com està funcionant el departament dins de l’empresa i al marge de les compres, quines són les millores que es poden aplicar al departament i fins i tot a l’empresa per tal de millorar la seva eficiència.

En general ens podem trobar amb les següents situacions:

Les compres de l’empresa no es consideren complexes ni estratègiques. Les compres o bé estan centralitzades al departament de IT ( ningú no té massa clar quines són les seves tasques i per tant es poden assignar aquestes tasques a aquest departament ) o bé cada departament realitza les seves compres independentment dels altres departaments.

Aquest plantejament presenta diversos problemes. Si totes les compres de l’empresa les realitza el departament d’IT, és molt possible que no es realitzin correctament doncs normalment implicarà una càrrega de tasques que no serà capaç d’assimilar i donat que a l’empresa no es té massa clar quina és la feina que fa el departament d’IT el volum de feina pot ser elevat i no realitzar-se satisfactòriament.

Per altra banda, si cada departament realitza les seves compres és molt probable que hi hagi ineficiències en aquest procés doncs és molt probable que no existeixi la comunicació entre els departaments o que hi hagi problemes en l’assignació de la despesa a un departament o a l’altre.

La segona situació que podem trobar és que les compres estan centralitzades en una persona o departament extern a IT, però les compres d’IT les fa el propi departament. Aquesta situació és dona quan es considerà que la tecnologia és molt complexa i el departament de compres no vol implicar-se en aquest aspecte.

Aquesta situació millora l’anterior però tot i això poden donar-se ineficiències en les compres i conflictes d’assignació de pressupost. Per exemple la compra d’una aplicació informàtica per part d’un departament podria usar-se també per d’altres departaments o determinar el repartiment del cost d’una aplicació a càrrec de quin pressupost anirà, es repartirà entre els departaments, anirà tot al departament d’IT.

La tercera situació és una evolució de l’anterior i la trobem quan existeix un departament que centralitza les compres però delega en el departament d’IT les decisions tècniques d’aquestes. Finalment la compra la realitzat el responsable de la tasca amb l’assessorament d’IT. Aquest model millora l’eficiència, probablement el propi departament de compres s’encarregarà de solucionar les eficiències del model anterior. Tot i això encara no és el model ideal, doncs poden existir problemes de comunicació entre els diferents departaments i IT, en la definició de funcionalitats i necessitats de cadascun d’ells.

Finalment la quarta situació que ens podem trobar, és la teòricament ideal. Les empreses en l’actualitat depenen molt de les relacions existents entre els diferents departaments per tal de ser productives i la tecnologia juga un paper molt important en aquesta millora de la productivitat. Per aquest motiu, el departament d’IT ha d’estar implicat en tots els nivells de decisió de l’empresa. Això inclou tant les decisions que es prenen des de direcció, però també ha de ser capaç de ser proactiu i realitzar propostes a direcció o treballar conjuntament amb altres parts de l’empresa per tal de trobar les millors solucions a les diferents situacions que es plantegen i obtenir un benefici per a l’empresa.

En aquest escenari ens hauríem de trobar en situacions en les quals la direcció defineix uns objectius per a l’empresa i tots els departaments aporten la seva part per assolir-los. D’aqueta manera l’empresa funciona com un únic ens i es beneficia del potencial de tots els seus treballadors i dels seus departaments.

En aquest model, és molt important d’incloure dins de l’operatòria diària els processos de gestió de proveïdors i de compres que veurem al llarg d’aquest curs.

Aquest és un extracte del curs Compres i contractació de serveis al departament d’IT que es realitza on-line per mitjà de la plataforma d’e-learning d’Iniciativas Empresariales.

El proper inici de curs és el 28 de maig i durarà fins el 23 de juliol

Podeu trobar més informació a la web d’Iniciativas Empresariales i en aquest pdf on hi ha el programa complet del curs.