Implementacions i operacions

És habitual que en l’entorn de tecnologia es diferenciï entre l’equip d’operacions i l’equip de noves implementacions. L’equip d’operacions és el que treballa en el dia a dia, els que fan que els sistemes i infraestructures funcionin, els que corregeixen possibles errors que es detecten, etc. L’equip de noves implementacions és el que s’encarrega de dissenyar i desenvolupar noves eines i plataformes per a l’empresa que un cop implementades gestionarà l’equip d’operacions.

Normalment aquesta diferenciació es deu al fet que l’equip d’operacions habitualment no disposa dels recursos necessaris per afrontar els nous projectes. Aquesta situació però pot portar a situacions conflictives, doncs qui dissenya i implementa el projecte no serà qui després estarà al càrrec del dia a dia. Les decisions que ha de prendre l’equip d’implementacions no tenen una repercussió directe en ell mateix, sinó que recaurà en un equip diferent. No existeix una relació directa entre les decisions que es prenen i les conseqüències que tenen aquestes.

En aquesta situació els objectius de l’equip d’implementació i els d’operacions no tenen perquè coincidir i en conseqüència el resultat final pot ser insatisfactori. Per exemple, si saps que un cop s’ha entregat el projecte et desvincularàs d’aquest, les teves prioritats poden ser únicament que es compleixin els terminis d’entrega, el pressupost i les funcionalitats externes o visibles que aporta el projecte i no la càrrega de feina que implicarà per a l’equip d’operacions o d’altres aspectes que apareixeran quan tu ja no hi tinguis cap responsabilitat.

El motiu pel qual existeix aquesta situació és que normalment es considera els equips d’operacions com a centres de costos. Com a tals l’objectiu principal d’aquests equips ha de ser la reducció dels costos. Aquesta consideració com a centre de costos fa que els recursos que tenen els equips d’operacions siguin limitats, i fins i tot en molts casos escassos. Amb aquesta situació dels equips d’operacions els és impossible de poder afrontar amb garanties d’èxit noves implementacions. El més habitual és que aquests equips no puguin dedicar cap dels seus recursos a aquests nous projectes perquè se’ls menja en dia a dia.

Però el concepte dels equips d’operacions com a centres de costos és un concepte equivocat. Cal reconsiderar-los amb una barreja entre centres de costos operatius i centres d’inversió.

Si pensem una mica en el concepte no és un disbarat, no si més no, no és una idea esbojarrada. Els equips d’operacions tenen un avantatge molt gran sobre els equips d’implementació, més si aquests són externs. Ells tenen el coneixement del dia a dia i per tant d’on hi ha els costos fixes de les plataformes que gestionen. Quina part de la plataforma consumeix més temps de gestionar, quina presenta més problemes i inconvenients, quina part té més estabilitat, quin tipus de problemes apareixen de manera recurrent, etc. I el més important de tot, sovint també saben com solucionar aquests problemes però no tenen els recursos ni el temps per poder aplicar aquestes solucions.

Pesem en un equip que s’encarrega de solucionar els errors que apareixen en un determinat programari ( bugs ). La missió d’aquest equip, com a centre de costos, és solucionar els errors de la manera més ràpida possible i amb el menor cost. En realitat aquest equip pot veure que un determinat mòdul de l’aplicació presenta problemes, perquè estan arreglant de manera continuada molts errors que s’ubiquen en aquest mòdul. L’opció lògica seria que aquest mateix equip refés o modifiqués el mòdul per tal d’evitar errors futurs. Ells són els que tenen el coneixement de perquè i quan apareixen els problemes i per tant són les persones indicades per solucionar-los. Però segurament, no tenen el temps per poder dedicar-se a aquesta tasca de refer. Això implica que seguiran dedicant el seu temps a implementar solucions ràpides per als problemes que apareixen enlloc de solucionar el problema de soca-rel.

En l’exemple anterior podem veure que el problema no es solucionarà fins que no aparegui un equip d’implementació extern i apliqui la solució. Aquest equip haurà ( o hauria ) d’adquirir aquest coneixement. Durant el període d’adquisició de coneixements, seguiran apareixent problemes i a més a més l’equip d’operacions potser que no tingui ni el temps per traspassar aquest coneixement. Això tenint en compte que la nova implementació no acapari fins i tot més recursos de l’equip d’operacions, en forma de solucionar errors o de gestió d’aquesta nova implementació. On és doncs la reducció de costos en aquest escenari?

Plantegem un escenari un pèl diferent. Suposem un equip d’operacions amb els recursos suficients per gestionar el dia a dia, però que a més a més disposen de recursos extres.

Aquests recursos extres s’invertiran en la millora dels sistemes que estan gestionant. Tindran aquest temps per aplicar les millores, els recursos per tal que arribin a bon port i fins i tot poden desenvolupar recerca i innovació en determinades parts per tal de millorar la plataforma que gestionen.

Totes aquestes millores repercutiran en el bon funcionament de l’empresa, millorarà la qualitat del servei, es reduiran costos per l’automatització de processos repetitius, es millorarà l’eficàcia en eliminar la necessitat de refer feina una i altre vegada, etc. Aquest procés es pot incloure dins d’un programa de millora contínua per a la plataforma.

Afegir el concepte de centre d’inversió als equips d’operacions ha de reportar en millores a la rendibilitat i a d’altres aspectes de l’empresa que no es donaran si només els contemplem com a centres de costos.

Imatge del post de : http://pixabay.com/