Translate

8:30
0 comentaris

No podem reinventar la roda. Estirem!

dimecres, 3 de desembre de 2014
No podem reinventar la roda. Estirem!
L’ús d’eines estandarditzades dona una visió a mig o llarg termini d’altres que ja han estat en la situació actual i que hi ha trobat solucions.

 

En el post anterior parlava de les situacions en les que es decideix reinventar la roda per fer alguna acció. Això, tal com dèiem, té un cost elevat sobretot quan es poden usar eines estàndard i assequibles per solucionar aquests problemes.

Existeix també una altre postura que fins i tot pot ser més divertida encara.

Com que reinventar la roda val molts diners i ara no ho podem gastar-nos-els, de moment seguirem estirant sense rodes i quan tinguem els diners ja farem una roda nova.

Aquesta situació que explicada així pot semblar molt divertida es dona molt sovint a les empreses. Quants fulls excel hi ha que substitueixen les eines de comptabilitat, de gestió de magatzem, de gestió de clients, etc.?

Els arguments per a fer això múltiples i variats. No hi ha cap eina que faci les coses com volem, no tenim temps per implementar una eina, les eines que hi ha són molt cares, etc.

El resultat un munt d’hores omplint i fent quadrar les dades, inconsistència en les dades gestionades per diferents persones, invenció de fluxos d’informació complexes, ...

Si trèiem la situació d’aquest context seria com dir que necessitem unes calculadores que facin les operacions com les fem nosaltres. Primer introduïm el símbol de l’operació que volem realitzar i després les dues xifres que volem operar. Fer aquestes calculadores val molts calers, requereixen un estudi disseny, etc. Per tant en lloc de fer servir calculadores, farem servir, de moment, el llapis i el paper. Més endavant quan tinguem diners ja demanarem de fer la nostra calculadora.

Quan les empreses són petites l’ús indiscriminat de fulls de càlcul per gestionar-ho tot pot funcionar, sobretot quan és una única persona la que es treballar amb aquests excels. El cost serà només de les hores d’aquesta persona a fer que tot estigui quadrat i lligat. Però quan l’empresa creix l’escenari esdevé dantesc. Ja no és una única persona la que ha de gestionar aquestes fulls de càlculs, han d’intervenir-hi més persones. Tant pel volum de feina que comporta aquesta gestió, com per la diversificació de llocs de treball i responsabilitats en diferents punts de l’empresa. En aquests escenari la gestió és un infern, hi ha diverses persones modificant les mateixes dades que després reaprofitaran en d’altres excels i que potser que actualitzin la font, o no. Apareixen molts més errors moltes més inconsistències, molt més esgotament de la gent. Però encara no hi ha diners per reinventar la roda, cal seguir usant aquesta metodologia “barata”.

Si realment valoréssim les coses de manera adequada, es veuria clarament que l’ús d’aquests excels substitutoris no són una opció barata, sinó tot el contrari. Hi haurà despeses d’hores de gestió, de correcció d’errors, errors que poden resultar importants pel funcionament de l’empresa i que tindran un cost, problemes amb la gent, etc. El cost real del sistema quan agafa una mica de complicació és molt elevat tot i que no en siguem conscients.

En situacions d’aquest tipus la ment humana entra en un procés de rutina en el qual es considera que el que s’està fent és el normal i per tant no hi ha una solució senzilla al problema. Comencen a crear-se fluxos i protocols per tal d’evitar els problemes que es generen en el dia a dia i es segueix treballant amb els fulls de càlcul amb uns processos sobrecarregats per evitar els errors.

En aquesta nova situació s’agreuja el convenciment que es necessita una roda nova diferent de totes les existents en el mercat. El treball que es fa amb els fulls de càlculs està envoltat d’un munt de procediments que evidentment, són molt particulars de l’empresa i de les persones que hi treballen. Lògicament no hi ha al mercat cap eina que segueixi aquesta metodologia cal una eina específica que segueixi tots els processos que hem implementat.

A més en molts casos és molt difícil de veure solucions als problemes doncs habitualment s’han entrat en un mode en que només es veu l’arbre enlloc del bosc complet. El problema és la gestió dels excels, i no la gestió de l’empresa.

Qualsevol canvi en aquest context és dramàtic, primer cal assumir que cal fer un canvi. Aquest canvi passa per reemplaçar completament la tecnologia i la metodologia que s’està fent ser servir i com tots sabem els canvis són complicats per a les persones. Però a més a més molt probablement en aquest context no es platejarà la substitució per una eina estàndard sinó que s’haurà consolidat la idea que cal una eina a mida. Aquesta eina a mida, un cop es pugui pagar, serà la solució a tots els problemes però un cop s’implanti a més a més d’haver tingut un cost molt elevat no satisfarà les expectatives. S’ha orientat la solució del problema en la direcció equivocada i en conseqüència el canvi haurà produït problemes, i al final les persones seguiran trobant molts problemes.

Refer la roda, doncs acaba sent un element tàctic de l’empresa i no una qüestió d’estratègia. Habitualment la reinvenció de la roda es centrarà en la solució de problemes que tenim en l’actualitat, però sense una visió de futur, no tant sols a mig termini. Segurament, existeix la consciència que probablement al cap d’un temps tindrem altres problemes però el plantejament actual ha estat basat en base a les necessitats actuals i en el futur quan ens trobem amb nous problemes ja veurem que fem.

Cal un enfocament més estratègic del plantejament general, tot i que no s’executi completament sí que és necessari de preveure que pot passar en el mig termini. Habitualment en aquestes situacions d’ús d’eines estandarditzades ja tenen aquesta orientació estratègica i acostumen a ser una bona solució, fins i tot a l’inici.

Links a d’altres articles mencionats:


Imatge del post de : By Johann van den Bergh (IMG_4446.JPG) [CC-BY-3.0 (http://creativecommons.org/licenses/by/3.0)], via Wikimedia Commons


Comparteix amb:
 
Toggle Footer
Inici